Tin tức

Kinh tế ngày một phát triển, các công ty thường có nhu cầu thay đổi trụ sở và nâng cấp văn phòng làm việc của mình. Tuy nhiên, việc này gây không ít vấn đề cho các doanh nghiệp khi chuyển văn phòng làm việc từ chỗ cũ sang chỗ mới. Dưới đây là những việc cần làm khi chuyển văn phòng mà Công ty Lâm Sang gợi ý cho bạn.

1. Lập kế hoạch chuyển văn phòng

Lập kế hoạch là việc cần làm khi chuyển văn phòng không thể thiếu để tránh xảy ra những thiếu sót và sai lầm. Trong kế hoạch này, bạn cần trả lời những thông tin liên quan đến nhân sự thực hiện, thời gian cũng như các vấn đề liên quan:

• Dự kiến thời gian chuyển văn phòng là khi nào?
• Nội thất văn phòng mới, có cần bổ sung thêm tài sản, thiết bị mới hay không?
• Bố trí chỗ ngồi cho nhân sự tại nơi làm việc mới
• Dự kiến kinh phí chuyển văn phòng, bao gồm chi phí thuê nhân công, vận chuyển và chi phí phát sinh khác
• Thay đổi các thủ tục, giấy tờ liên quan hoặc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh (nếu cần).

Lập kế hoạch là việc cần làm khi chuyển văn phòng rất quan trọng

2. Xác định ngày giờ là việc cần làm khi chuyển văn phòng 

Việc xác định ngày giờ chuyển văn phòng dựa trên hoàn cảnh thực tế. Chẳng hạn như hợp đồng thuê văn phòng cũ đã hết hạn và văn phòng mới đã sẵn sàng để sử dụng chưa? Hoặc một số trường hợp chủ doanh nghiệp lo ngại về phong thủy, tuổi tác nên chọn ngày, giờ tốt để thực hiện.

Ngoài ra, việc ấn định ngày giờ chuyển văn phòng phải đảm bảo các công việc chung của công ty không bị ảnh hưởng. Cụ thể nếu có việc sắp xếp cuộc họp với đối tác, nhân viên đi công tác hay khi công việc dồn dập thì không nên.

3. Liệt kê tài sản và phương án vận chuyển

Việc thống kê chi tiết tổng tài sản và trang thiết bị văn phòng là vô cùng cần thiết. Công việc này giúp bạn không bỏ sót tài sản trong quá trình vận chuyển và còn biết cách đóng gói đúng cách từng thiết bị đồng thời liệt kê tài sản hiện có. Hơn nữa, nó là cơ sở để lập kế hoạch sắp xếp hợp lý nội thất và trang thiết bị văn phòng mới. Như vậy việc liệt kê tài sản là việc không thể thiếu trong số những việc cần làm khi chuyển văn phòng.

Sau khi liệt kê số lượng tài sản cần chuyển, nên đưa ra kế hoạch vận chuyển. Cụ thể bao gồm thông số kỹ thuật đóng gói, đồ đạc nào cần chuyển trước, đồ vật nào cần chuyển sau, sử dụng phương tiện nào, ai chịu trách nhiệm giám sát quá trình vận chuyển…  Ngoài ra, đồ đạc, thiết bị của mỗi nhân viên cần phải được dán nhãn để tránh nhầm lẫn. 

Liệt kê tài sản là việc cần làm khi chuyển văn phòng phải thực hiện

4. Thuê đơn vị chuyển văn phòng trọn gói- việc cần làm khi chuyển văn phòng

Bạn cần một đối tác uy tín để giúp bạn chuyển văn phòng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Lâm Sang là một đơn vị như vậy. Chúng tôi là một trong những công ty hàng đầu về dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tại TPHCM.

Chúng tôi có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, thiết bị hiện đại.  Lâm Sang là sự lựa chọn tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong thành phố.

Lâm Sang vận chuyển văn phòng trọn gói rất chuyên nghiệp

5. Làm việc với quản lý dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói

Sau khi chọn được đơn vị chuyển văn phòng trọn gói uy tín. Người điều hành doanh nghiệp là người đảm bảo rằng các bước của quá trình di dời được thực hiện theo kế hoạch và hoàn thành đúng thời hạn.

Đại diện của hai công ty sẽ cùng:

• Giới thiệu văn phòng mới và cũ
• Đặt thời gian vận chuyển để đảm bảo tiến độ
• Xác định các chức năng văn phòng cũ và mới để xem chúng có ảnh hưởng đến giao thông vận tải hay không.
• Có thang máy hai bên để di chuyển đồ đạc hay không?
• Có đồ đạc phức tạp hoặc quá cân không?
• Có các mặt hàng nghệ thuật hoặc giá trị cao hay không? chẳng hạn như đồ mỹ nghệ, tác phẩm điêu khắc và đồ cổ không?
• Bàn bạc về quy trình làm việc cụ thể và kinh phí.

6. Bàn giao mặt bằng văn phòng cũ 

Đừng quên bàn giao tài sản cũ cho chủ cũ và hoàn tất các thủ tục cần thiết khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng. Trong quá trình này, bạn cần lưu ý một số vấn đề như yêu cầu phải có xác nhận bằng văn bản của bên cho thuê và khách hàng để tránh các vấn đề pháp lý sau này, hay việc bàn giao tài sản, văn phòng thuộc tòa nhà cho thuê.

7. Giám sát quá trình chuyển văn phòng và kiểm kê tài sản 

Việc cuối cùng trong danh sách việc cần làm của bạn khi chuyển văn phòng đó là theo dõi và giám sát quá trình vận chuyển. Bao gồm tất cả các công việc đóng gói và di chuyển đồ đạc để hạn chế nhầm lẫn hoặc hư hỏng hoặc hư hỏng tài sản trong quá trình vận chuyển giữa văn phòng cũ và mới.

Một điều cần thiết khi đến văn phòng mới là kiểm tra xem đã chuyển đủ số lượng tài sản hay chưa. Việc kiểm kê dựa trên quá trình mã hóa và liệt kê tài sản bắt đầu từ bước 4. Sau khi hoàn thành việc kiểm kê tài sản của mình, bạn có thể bắt đầu với các bước lập kế hoạch để trang bị và trang trí văn phòng mới theo kế hoạch thiết kế của mình.

>>> Xem thêm: XEM NGÀY NHẬP TRẠCH KHI CHUYỂN NHÀ

8. Lâm Sang luôn đồng hành cùng bạn

CÔNG TY TNHH TM DỊCH VỤ VẬN TẢI LÂM SANG là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ chuyển nhà, chuyển văn phòng. Trong đó, dịch vụ của chúng tôi bao gồm: đóng gói an toàn, vận chuyển, lắp đặt nội thất,… Giúp quý khách tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa. Để hợp tác cùng đội ngũ kỹ thuật viên dày dạn kinh nghiệm với hệ thống phương tiện hiện đại, hãy gọi ngay hotline 098.2222.477 của Lâm Sang bạn nhé! Chúng tôi sẽ sát cánh cùng bạn trong mọi việc cần làm khi chuyển văn phòng và hỗ trợ kịp thời, đúng lúc.

 

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH TM DỊCH VỤ VẬN TẢI LÂM SANG

Địa chỉ: F1/57d Ấp 6, Xã Vĩnh Lộc A, Huyện Bình Chánh, TP. HCM
Mã số thuế: 0314674433
Hotline: 098 2222 477  (Mr. Sang)
Website: vantailamsang.vn